Pro und Contra: E-Mail-Marketing mit externen und internen Tools

E-Mail-Marketing zählt zu den nachhaltigsten und effektivsten Strategien im digitalen Marketing. Es ermöglicht eine direkte Kommunikation mit der Zielgruppe, fördert das Vertrauen zum Unternehmen und steigert den Umsatz. 

Für viele von uns stellt sich hierbei die Frage „Externer Dienstleister oder internes System – welcher Ansatz ist für mein Ziel besser geeignet?“ 

In diesem Beitrag gehen wir auf die relevantesten Vor- und Nachteile beider Optionen ein.

Zuallererst sollten wir klarstellen, was die Begriffe „interne und externe Tools“ überhaupt bedeuten: 

Im E-Mail-Marketing wird grundsätzlich zwischen internen und externen Tools unterschieden. Die Unterscheidung liegt hauptsächlich in der Art der Integration und Datenverarbeitung:

Externe Newsletter-Marketing-Tools

Bei den sogenannten externen Newsletter-Marketing-Tools handelt es sich um Systeme, die cloudbasiert sind und die somit außerhalb deiner eigenen Website verwaltet werden.

Der von dir ausgewählte Anbieter ist der Hoster und stellt online diverse Funktionen und Updates zur Verfügung. 

Nachdem du dich über das Web-Interface eingeloggt hast, kannst du dort deine Newsletter-Kampagnen verwalten. Zu den bekanntesten Anbietern gehören zum Beispiel Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign und CleverReach. Diese sind gerade bei umfangreichen Marketingmaßnahmen mit automatisierten Abläufen und kanalübergreifender Kommunikation mit der Zielgruppe die richtige Wahl.

Vorteile

Diese Tools bieten also breitgefächerte Funktionen wie:

• Integration: Eine Vielzahl von Anbindungen an CRM-Systeme, Shops oder Social Media erleichtert das Marketing
• Design & Benutzerfreundlichkeit: Drag-and-Drop-Editoren und professionelle Templates ermöglichen ansprechende Newsletter. Hierfür benötigst du keinerlei Kenntnisse im Programmieren
• Skalierbarkeit: Diese Tools sind ideal für große Empfängerlisten geeignet
• Automatisierungen: Hierbei können beispielsweise Willkommens-Mails oder Trigger-Mails intuitiv erstellt werden
• Analyse: Öffnungs-, Klick- und Conversion-Raten sind in Echtzeit einsehbar, um schnellstmöglich Optimierungen vornehmen zu können

Nachteile

Trotz der vielfältigen Funktionen sind externe Tools nicht für jeden Anwendungsfall die passende Wahl:

• Kosten: Da die Nutzung dieser Plattformen in der Regel auf Abonnement-Basis erfolgt, steigen die Gebühren für die Nutzung oft mit der wachsenden Anzahl deiner Newsletter-Kontakte oder der versendeten Mails. So können sehr schnell hohe laufende Kosten entstehen. Wenn bereits Templates, Automatisierungen und die Datenbank verwendet und eingerichtet sind, ist der Wechsel zu einem anderen Anbieter später meist sehr aufwendig, da bereits eine hohe Abhängigkeit von dem Tool deines jetzigen Anbieters besteht
• Datenschutz: Ein sehr unterschätzter Aspekt im E-Mail-Marketing sind die rechtlichen Aspekte (Stichwort Datenschutz). Zudem melden sich viele Website-Besucher erst gar nicht für einen Newsletter an, wenn sie Cookie-Bannern, Tracking-Tools und weiteren Diensten zustimmen sollen. Hierbei geht es um die außerhalb der EU gespeicherten personenbezogenen Daten (viele Anbieter hosten ihre Dienste außerhalb der EU) sowie z. B. um die Messung der Öffnungsrate und Klickrate der Abonnenten.
• Verwaltung der Abonnenten-Liste: Oft ist die Verwaltung der Abonnenten kompliziert – bei vielen externen Tools wie z. B. MailChimp werden Abonnenten oft nur archiviert statt endgültig gelöscht, was dazu führt, dass inaktive oder doppelte Nutzer weiterhin Kosten verursachen. Das endgültige Löschen ist zeitaufwendig und kompliziert, was die Verwaltung der Abonnenten erschwert.
• Komplexität: Die Einrichtung und Pflege umfangreicher Funktionen kann für Einsteiger oder technisch nicht affine User herausfordernd sein

Interne Newsletter-Marketing-Tools

Interne Newsletter-Marketing-Tools wiederum werden auf dem eigenen Server betrieben, mit einem Content Management System (CMS) wie WordPress beispielsweise. Da die Daten auf deinem Server verarbeitet werden, punkten interne Tools insbesondere, wenn es um Datenschutz geht. Zwei gute Beispiele für interne Tools sind das Easy-Newsletter-Plugin für WordPress und MailPoet. Diese sind besonders für kleine bis mittelständische Unternehmen und Projekte sehr gut geeignet, für die Datenschutz und Kostenkontrolle relevant sind.

Vorteile

Interne Lösungen wie das Easy-Newsletter-Plugin sind direkt mit deiner WordPress-Webseite verknüpfbar. Sie stellen eine datenschutzfreundliche Option mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis dar, was insbesondere für kleine bis mittelgroße Projekte von Vorteil ist.

• Keine laufenden Kosten: Die Pro-Version von Easy Newsletter wird einmalig erworben – inklusive lebenslanger Updates und Support
• Nahtlose WordPress-Integration: Verwaltung, Erstellung und Versand erfolgen direkt in deinem WordPress-Backend. Außerdem hast du Zugriff auf deine Website-Inhalte und kannst beispielsweise Bilder aus deiner Mediathek, die neuesten Beiträge oder eine Liste deiner Seiten einbinden.
• Drag & Drop-Funktion mit dem Standard des Block-Editors
• Datenschutz als Wettbewerbsvorteil: Sämtliche Daten werden lokal auf dem eigenen Server gespeichert – ein klarer Vorteil im Hinblick auf die DSGVO. Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte statt. Zudem: einfach in bereits bestehende Datenschutzerklärungen einzupflegen
• Kompatibilität: Das Plugin arbeitet mit gängigen SMTP-Lösungen und unterstützt Custom Post Types, Metafelder und WooCommerce (in der Pro-Version).
• Benutzerfreundlichkeit: Die Bedienung ist intuitiv und erfordert keine externen Plattformen oder zusätzlichen Schulungsaufwand.
• Du hast die volle Kontrolle über Einwilligung, Speicherung und Löschung

Nachteile

Auch interne Lösungen haben systembedingte Grenzen:

• Mögliche Leistungsgrenzen bei großen Verteilern: Da Versand und Verarbeitung über deinen Server laufen, bist du an die Performance und Limitierungen deines Hosting-Anbieters gebunden.
• Technische Verantwortung: Bei Tools wie MailPoet liegen die Einrichtung und Wartung beim Betreiber – entsprechendes Grundverständnis wird vorausgesetzt

Mailchimp vs. Easy Newsletter

Es folgt ein strukturierter Vergleich des externen Tools Mailchimp und des internen Newsletter-Tools Easy Newsletter mit Berücksichtigung verschiedener Faktoren bzw. Kriterien:

Kriterium	Beispiel: MailChimp (externes Tool)	Beispiel: Easy Newsletter (internes Tool)
Kosten	Oft laufende Kosten (monatliche Abo-Modelle und Abonnements, abhängig von der Empfängeranzahl sowie dem Umfang der Funktionen)	Einmalige Zahlung mit Lifetime-Support. Keine laufenden Kosten.
Datenschutz	Je nach Anbieter werden die Daten z. B. auf US-Servern gespeichert (nicht DSGVO-konform). Die datenschutzkonforme Lösung ist nur mit großem Aufwand möglich, indem z. B. das Tracking deaktiviert wird.	Daten werden auf eigenem Server gespeichert (DSGVO-konform)
Usability/User Experience	Das Backend ist für viele User komplex und somit nicht einfach einzurichten und zu nutzen. Dadurch ist es auch zeitaufwändig.	Einfach und direkt einzupflegen bei WordPress und die Nutzung ist allgemein einfach nachzuvollziehen.
Design	Viele Templates sowie ein Drag-and-Drop-Editor	An die eigenen Bedürfnisse anpassbar, keine Templates vorhanden. Kompatibel mit z.B. Gutenberg-Block-Editor und DIVI
Verwaltung der Abonnenten-Liste	Das entgültige Entfernen der User aus der Abonnenten-Liste ist kompliziert und zeitaufwändig	Alle Abonnenten können einfach und dauerhaft gelöscht werden
Funktionalität	Umfangreiche Funktionen wie Segmentierung, A/B-Tests und Automatisierungen	Diverse Funktionen für Newsletter-Versand, Integration mit WooCommerce & SMTP, einfache Automatisierung (z. B. Double-Opt-in oder Welcome-E-Mail)
Abonnentenzahl	Je nach Abo-Modell unterschiedlich. Die Kosten des Abos steigen jedoch mit wachsender Abonnentenzahl deines Newsletters	unbegrenzt
Newsletter-Anzahl	Für das Versenden von mehr Newslettern ist ein höheres Abo notwendig, ansonsten ist die Newsletter-Anzahl begrenzt	unbegrenzt
Skalierbarkeit	Hilfreich bei großen Empfängerlisten, leistungsstark. Ab mehr als 10.000 Abonnenten steigen die Kosten stark an	Bei hoher Empfängeranzahl abhängig von Serverleistung. Keine Kosten bei steigenden Abonnentenzahlen
Statistiken	Diverse KPIs wie Öffnungsrate, Klicks und Conversionrate in Echtzeit	Newsletter-Öffnungsraten und Klicks einsehbar (in der kostenpflichtigen Version)

Fazit

Welche Lösung passt zu welchem Bedarf?

Die Entscheidung zwischen einer internen oder externen Lösung sollte sich immer an deinen persönlichen Anforderungen und Ressourcen orientieren. Achte hierbei stets auf funktionale, rechtliche und wirtschaftliche Aspekte. 

Hast du ein Unternehmen, das mit großen Empfängerlisten arbeitet, wo eher komplexe Automatisierungen der Newsletter-Kampagnen relevant sind, so sind externe Lösungen in den meisten Fällen die richtige Option. 

Interne Tools wie das Easy-Newsletter-Plugin sind ideal für dich, wenn dein Fokus auf DSGVO-konformen Lösungen fällt, die im dir bereits bekannten WordPress-Umfeld integriert werden – und bei denen zeitgleich keine laufenden Kosten entstehen. Mit den internen Lösungen kannst du durch vereinfachte Einhaltung der DSGVO-Vorschriften, eine geringere Abbruchquote und mehr Vertrauen beim Verbraucher punkten!

Wenn du also auf der Suche nach einem internen Newsletter-Marketing-Tool mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis bist, das datenschutzkonform und einfach zu bedienen ist, dann ist unser Easy-Newsletter-Plugin genau das Passende für die Integration in dein WordPress! Jetzt einmal zahlen und immer nutzen!