Prós y contras: Marketing por correo electrónico con herramientas externas e internas

El marketing por correo electrónico es una de las estrategias más sostenibles y efectivas en el marketing digital. Permite una comunicación directa con el público objetivo, fomenta la confianza en la empresa y aumenta las ventas. 

Para muchos de nosotros, surge la pregunta: „Proveedor externo o sistema interno: ¿qué enfoque se adapta mejor a mi objetivo?“ 

En esta publicación, abordaremos las ventajas y desventajas más relevantes de ambas opciones.

En primer lugar, debemos aclarar qué significan los términos „herramientas internas y externas“: 

En marketing por correo electrónico, se distingue fundamentalmente entre herramientas internas y externas. La distinción reside principalmente en el tipo de integración y procesamiento de datos:

Herramientas externas de marketing por correo electrónico

En los llamados Herramientas de marketing de boletines externos se trata de sistemas basados en la nube que, por lo tanto, se gestionan fuera de tu propio sitio web.

El proveedor que has seleccionado es el anfitrión y proporciona diversas funciones y actualizaciones en línea. 

Después de iniciar sesión a través de la interfaz web, puedes gestionar tus campañas de boletines informativos allí. Entre los proveedores más conocidos se encuentran, por ejemplo, Mailchimp, Brevo, ActiveCampaign y CleverReach. Estas son la opción correcta, especialmente para medidas de marketing extensas con flujos automatizados y comunicación multicanal con el público objetivo.

Ventajas

Estas herramientas ofrecen amplias funciones como:

• Integración Una variedad de conexiones a sistemas CRM, tiendas o redes sociales facilita el marketing
• Diseño y usabilidad: Los editores de arrastrar y soltar y las plantillas profesionales permiten correos electrónicos atractivos. Para esto no necesitas ningún conocimiento de programación.
• Escalabilidad Estas herramientas son ideales para listas de destinatarios grandes
• Automatizaciones Aquí se pueden crear intuitivamente, por ejemplo, correos de bienvenida o correos electrónicos activados.
• Analizar Las tasas de apertura, clics y conversión se pueden ver en tiempo real para poder realizar optimizaciones lo más rápido posible.

Desventajas

A pesar de las diversas funciones, las herramientas externas no son la opción correcta para todos los casos de uso:

• Costo Dado que el uso de estas plataformas suele ser por suscripción, las tarifas de uso a menudo aumentan con el creciente número de tus contactos de newsletter o los correos electrónicos enviados. Así, pueden surgir costes recurrentes elevados muy rápidamente. Si ya se han utilizado y configurado plantillas, automatizaciones y la base de datos, el cambio a otro proveedor más adelante suele ser muy laborioso, ya que ya existe una alta dependencia de la herramienta de tu proveedor actual.
• Protección de datos Un aspecto muy subestimado en el marketing por correo electrónico son los aspectos legales (palabra clave: protección de datos). Además, muchos visitantes del sitio web ni siquiera se registran para recibir un boletín informativo si tienen que aceptar banners de cookies, herramientas de seguimiento y otros servicios. Esto se refiere a los datos personales almacenados fuera de la UE (muchos proveedores alojan sus servicios fuera de la UE), así como, por ejemplo, la medición de la tasa de apertura y la tasa de clics de los suscriptores.
• Gestión de la lista de suscriptores: A menudo, la gestión de suscriptores es complicada: con muchas herramientas externas, como MailChimp, los suscriptores a menudo solo se archivan en lugar de eliminarse definitivamente, lo que provoca que los usuarios inactivos o duplicados sigan generando costes. La eliminación definitiva consume mucho tiempo y es complicada, lo que dificulta la gestión de suscriptores.
• Complejidad: El establecimiento y mantenimiento de funciones extensas puede ser un desafío para los principiantes o los usuarios que no están familiarizados con la tecnología.

Herramientas de marketing por correo electrónico internas

Herramientas de marketing por correo electrónico internas Nuevamente, se operan en un servidor propio, con un sistema de gestión de contenidos (CMS) como WordPress, por ejemplo. Dado que los datos se procesan en tu servidor, las herramientas internas obtienen puntos especialmente importante en lo que respecta a la protección de datos. Dos buenos ejemplos de herramientas internas son el plugin Easy Newsletter para WordPress y MailPoet. Estas son especialmente adecuadas para pequeñas y medianas empresas y proyectos para los que la protección de datos y el control de costes son relevantes.

Ventajas

Soluciones internas como las Plugin-Boletín-Fácil se integran directamente con tu sitio web de WordPress. Ofrecen una opción respetuosa con la privacidad y una buena relación calidad-precio, lo cual es particularmente ventajoso para proyectos pequeños y medianos.

• Sin costos recurrentes: La versión Pro de Easy Newsletter se adquiere una sola vez, incluyendo actualizaciones y soporte de por vida.
• Integración perfecta con WordPress: La gestión, creación y envío se realizan directamente en tu backend de WordPress. Además, tienes acceso a los contenidos de tu sitio web y puedes, por ejemplo, incluir imágenes de tu biblioteca de medios, las últimas publicaciones o una lista de tus páginas.
• Función de arrastrar y soltar con el estándar del editor de bloques
• Protección de datos como ventaja competitiva: Todos los datos se almacenan localmente en el propio servidor, una clara ventaja en relación con el RGPD. No se transmiten datos personales a terceros. Además: implementar fácilmente en declaraciones de privacidad existentes
• Compatibilidad: El plugin funciona con soluciones SMTP comunes y soporta Tipos de Publicación Personalizados, Campos Meta y WooCommerce (en la versión Pro).
• Usabilidad La operación es intuitiva y no requiere plataformas externas ni capacitación adicional.
• Tú tienes la control total sobre consentimiento, almacenamiento y eliminación

Desventajas

Incluso las soluciones internas tienen límites inherentes al sistema:

• Posibles límites de rendimiento en distribuidores grandes: Dado que el envío y el procesamiento se realizan a través de su servidor, está sujeto al rendimiento y las limitaciones de su proveedor de alojamiento.
• Responsabilidad técnica: En herramientas como MailPoet, la configuración y el mantenimiento corren a cargo del operador, lo que supone que se espera un conocimiento básico en la materia.

Mailchimp vs. Easy Newsletter

A continuación se presenta una comparación estructurada de la herramienta externa Mailchimp y la herramienta interna Easy Newsletter, teniendo en cuenta diversos factores y criterios:

Criterio	Ejemplo: MailChimp (herramienta externa)	Ejemplo: Boletín fácil (Herramienta interna)
Costos	Costos recurrentes (modelos de suscripción mensual y abonos, dependiendo del número de destinatarios y el alcance de las funciones)	Pago único con soporte de por vida. Sin costos adicionales.
Protección de datos	Dependiendo del proveedor, los datos se almacenan, por ejemplo, en servidores de EE. UU. (no conforme al GDPR). La solución que cumple con la protección de datos solo es posible con un gran esfuerzo, por ejemplo, desactivando el seguimiento.	Los datos se almacenan en un servidor propio (cumple con el RGPD)
Usabilidad/Experiencia de Usuario	El backend es complejo para muchos usuarios, por lo que no es fácil de configurar y usar. Por eso también consume mucho tiempo.	Fácil y directo de implementar en WordPress y su uso es generalmente fácil de entender.
Diseño	Muchas plantillas, así como un editor de arrastrar y soltar	Adaptable a las necesidades propias, no hay plantillas disponibles. Compatible con, por ejemplo, el editor de bloques Gutenberg y DIVI
Gestión de la lista de suscriptores	La eliminación definitiva de los usuarios de la lista de suscriptores es complicada y consume mucho tiempo.	Todos los suscriptores pueden ser eliminados de forma sencilla y permanente
Funcionalidad	Funciones extensas como segmentación, pruebas A/B y automatizaciones	Funciones diversas para el envío de newsletters, integración con WooCommerce y SMTP, automatización sencilla (por ejemplo, doble opt-in o correo de bienvenida)
Número de suscriptores	Varía según el modelo de suscripción. Sin embargo, el costo de la suscripción aumenta con el número creciente de suscriptores de su boletín informativo.	ilimitado
Número de boletines informativos	Para enviar más boletines informativos se requiere una suscripción superior, de lo contrario el número de boletines informativos está limitado.	ilimitado
Escalabilidad	Útil para grandes listas de destinatarios, potente. A partir de más de 10.000 suscriptores, los costos aumentan considerablemente.	Con un gran número de destinatarios, depende de la potencia del servidor. Sin costes adicionales con el aumento del número de suscriptores.
Estadísticas	KPIs diversos como tasa de apertura, clics y tasa de conversión en tiempo real	Tasas de apertura y clics de boletines informativos visibles (en la versión de pago)

Conclusión

¿Qué solución se adapta a qué necesidad?

La decisión entre una solución interna o externa siempre debe basarse en tus requisitos y recursos personales. Presta siempre atención a los aspectos funcionales, legales y económicos. 

Si tienes una empresa que trabaja con grandes listas de destinatarios, donde automatizaciones más complejas de las campañas de boletines informativos son relevantes, las soluciones externas son en la mayoría de los casos la opción correcta. 

Las herramientas internas como el plugin Easy-Newsletter son ideales para ti si tu enfoque está en soluciones que cumplen con el RGPD y se integran en el entorno de WordPress que ya conoces, y al mismo tiempo no generan costos recurrentes. Con las soluciones internas, puedes destacar por el cumplimiento simplificado de las normativas del RGPD, una menor tasa de abandono y una mayor confianza por parte del consumidor.

Así que si estás buscando una herramienta de marketing de boletines internos con una buena relación calidad-precio, que cumpla con la privacidad y sea fácil de usar, ¡nuestro plugin Easy Newsletter es perfecto para la integración en tu WordPress! ¡Paga una vez y úsalo siempre!